广州大学公文处理办法
第一章 总则
第一条 为推进公文处理工作制度化、规范化、科学化，提高公文处理效率和质量，根据中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），参照省市公文处理的做法，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称公文，是指学校实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，贯彻落实教育部、省教育厅、市教育局的各项部署要求，指导学校各项工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
第三条 公文处理是指公文拟制、办理、审核、收发、流转、归档、销毁等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第五条 党委办公室、校办公室（保密办公室）[以下简称党办校办（保密办）]负责学校公文处理工作，校属各单位设专门文秘人员（一般为综合办主任）负责本单位公文处理工作。公文处理人员应当具有较高思想政治素质和业务素质，具有较强的责任心，工作认真，作风严谨，遵守纪律。
第二章 公文种类
第六条 学校各部门应当根据其隶属关系、职权范围、发文目的以及公文内容、行文关系等，正确选用公文种类。学校常用公文种类主要有：
（一）决议。适用于学校会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。适用于对学校重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（三）意见。适用于发布学校的政策措施，对重要问题提出见解和处理办法。
（四）通告。适用于学校在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
（五）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（七）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
（八）请示。适用于向上级机关请求指示、批准有关事项。
（九）批复。适用于答复下级机关或归口管理单位请示事项。
（十）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十一）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章 公文格式
第七条 公文划分为版头、主体和版记三部分：版头一般指公文首页红色分隔线以上的各要素，包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人；主体指公文首页红色分隔线以下（不含）至公文末页首条分隔线（不含）以上的部分，包括公文标题、主送单位、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附件；版记指公文末页首条分隔线以下各要素，包括抄送（分送）单位、印发单位和印发日期，版记位于公文末页下端。
（一）版头部分
1.发文单位标志。由发文单位全称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称。凡学校为贯彻党和国家的路线、方针、政策和省、市重要工作部署而制定的实施意见、重要决定、规章制度、规划、工作计划，重大工作部署，转发上级重要文件，重要人事任免决定，批复下级单位的请示以及向上级部门请示、报告工作以及事关全校性的较重要的工作部署和批复下级单位的请示等，用加“文件”二字的版头，如“中共广州大学委员会文件”“广州大学文件”等；一般性的工作安排、商洽工作、印发会议通知等用“广州大学”信笺头。
联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。
2.密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
3.紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
4.发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。
5.签发人。上行文应当标注签发人姓名。
（二）主体部分
1.标题。由发文单位名称、事由和文种组成。
2.主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型机关统称。
3.正文。公文的主体，用来表述公文的内容。正文统一用仿宋三号字。正文各层次的标题序号依次用一、(一)、1.、(1)表示。其中，第一层次标题用黑体三号字，第二层次标题用楷体三号字。
4.落款和日期。落款必须用发文单位全称或规范化的简称。落款日期以领导签发日期为准。
5.印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。有特定发文单位标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
6.附件。公文如有附件，所附文件的名称应清楚注明在正文结束语之下，落款之上。附件名称应与所附文件标题相一致。附件必须与主件装订在一起。
（三）版记部分
1.抄送单位。需要报送主送单位以外的其他单位时，一律写“抄送”。应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。
2.印发单位和印发日期。印发时要注明印发部门、印发时间和份数。
第四章 行文规则
第八条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
第九条 行文关系应当根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。
第十条 向上级单位行文，应当遵循以下规则：
（一）原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。
（二）向教育部请示、报告重大事项，应当报请省教育厅、市教育局同意或者授权。
（三）下级单位的请示事项，如需以学校党委或行政名义向上级单位请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报。
（四）归口学校领导或由学校代管的单位向上级单位请示重大事项，一般应当经学校审核同意后上报。
（五）请示应当一文一事，并在附注位置标注工作联系人信息。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
（六）除上级单位负责人直接交办事项外，不得以学校名义向上级单位负责人报送公文，不得以学校负责人名义向上级单位报送公文。
（七）省教育厅、市教育局均为学校的上级业务和主管部门，在向一个单位行文时，必要时抄送另一个单位。
第十一条 向下级单位行文，应当遵循以下规则：
（一）主送受理单位，根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级单位。
（二）党办校办（保密办）可根据学校授权，向校属各单位行文；各职能管理部门、教辅单位依据职能可以向校属有关单位的业务部门行文；其他单位不得向校属各单位发布指令性公文。
（三）涉及多个单位职权范围内的事务，行文单位应当事先与有关单位沟通协商，取得一致。
第十二条 向同级单位行文，内容一般为协商工作、征求意见、报送工作情况等，一般应使用“函”文种。
第十三条 校属各单位未经学校同意，不得自行对外正式行文。
第五章 收文办理
第十四条 收文办理主要程序是：
（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。
（二）登记。对公文的制文单位、文号、文件标题、密级、保密期限等主要信息应当详细登记。
（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点为是否应当由学校办理，不应当由学校办理的应及时退回来文单位并说明理由。
（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要提出阅文人员或范围。批办性公文应当提出拟办意见呈党办校办（保密办）批示后流转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办（牵头）单位。紧急公文应当明确办理时限。主办（牵头）单位对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。
（五）传阅。将上级领导、上级部门批示和需要传阅公文及时送领导阅知或者批示，并及时通知需要阅知领导批示和具体经办人员到保密室阅文。办理公文传阅应当随时掌握公文去向和时限，不得漏传、误传、延误。
（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办单位按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。
（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
第六章 发文办理
第十五条 发文办理主要包括公文起草、审核、签发、登记、印制、用印、分发等程序，起草、审核、签发等程序，原则上应在学校协同办公系统（OA）上完成。
（一）起草：由校属各有关单位拟写公文稿。公文起草应注意以下事项：
1.符合党的路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。
2.一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
3.深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。涉及其他单位职权范围内的事项，必须在发文前征求相关单位的意见。
4.主题集中、观点鲜明，内容简洁、结构严谨，表述准确、文字精练，文种正确、格式规范。
5.坚持精简文件。从严控制发文规格，能够以职能管理部门、教辅机构名义发文的，尽量不以学校名义发文；能够印发白头文件的，不印发学校红头文件。没有实质内容、可发可不发的一律不发。弘扬“短实新”的优良文风，严格控制文件篇幅，部署某领域重要工作的文件一般控制在6000字以内，部署专项工作或具体任务的文件不超过4000字，向上级党委、政府的报告一般不超过3000字。其他公文坚持能简则简，把主要事项说明清楚即可。
6.校属各单位主要负责人应当主持、指导重要公文起草工作。
7.起草内部文件或涉密公文必须在符合保密要求的场所、使用保密设备进行。
（二）审核：以学校党委、行政的名义起草的公文，经拟文单位主要负责人审核后，由党办校办（保密办）负责审核，审核的重点包括但不限于是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则，格式是否规范，要素是否齐全，附件是否完整，涉及其他部门职责的是否已征求相关部门意见等。
（三）签发：审核后的公文稿呈校领导审查并签署发文意见。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。
1.以学校党委、行政名义印发的上行文须由学校主要领导签发。
2.以学校党委、行政名义印发的平行文原则上由分管校领导签发。
3.对于已提交学校党委常委会会议、校长办公会议或学校主要领导审定的事项，以学校党委、行政名义印发的下行文由分管校领导签发。
4.以职能管理部门、教辅单位名义印发的公文经拟稿部门主要负责人同意后，由相应部门直接呈分管校领导签发。
（四）登记：指文件正式印制前进行编号登记的过程。文件编号登记必须使用专用发文登记本，并由专人负责编号登记。发文登记严格按照顺序进行，不得出现空号、重号、漏号。
（五）印制：指公文的印刷制作过程。文件印制应严格按照《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）。印制文件要求清晰、规范、美观。错印、多印的文件应及时销毁，不得随意丢弃。涉密文件印制工作按保密要求执行。
（六）用印：严格执行《广州大学印章管理暂行办法》（广大〔2022〕45号）、《广州大学电子印章管理暂行规定》（广大〔2023〕46号），审批手续不完备或不符合办文要求的不予用印。所有用印文件样本由党办校办（保密办）统一留存。
（七）分发：指将文件发送到接收单位的过程。分发对象为校外单位的，公文发送主要通过公文交换（含机要交换）、邮政寄送、传真、党政内网等方式；分发对象为校属各单位的，公文发送主要通过学校协同办公系统（OA）“最新发文”挂网发布、印发纸质文件等方式。要根据公文的密级和性质选择合理安全的发送渠道。
第十六条 发文应区分轻重缓急、把握工作重点，除紧急情况下经请示校领导同意可简化程序外，其他均应严格按照以上发文程序，确保文件质量。党办校办（保密办）本着急事急办原则，优先办理特急件，一般情况下特急件即来即办，急件在1个工作日内完成，一般文件在3个工作日内完成，拟文单位对文件印制时间有特殊要求的要提前向党办校办（保密办）说明情况。拟文单位要本着实事求是的原则确定文件紧急程度，不随意指定拟发公文紧急程度，预留好公文审核印制时间。
第七章 公文管理
第十七条 各单位应当重视公文管理工作，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。党办校办（保密办）设立保密室（阅文室），负责校外来文的管理，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施、设备。
第十八条 涉密公文的管理，按有关规定办理。
第十九条 公文的撤销和废止，由学校或上级单位根据职权范围和法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，自废止之日起失效。
第二十条 各单位要定期整理需要归档的公文，立卷后移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第二十一条 需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上单位联合办理的公文，原件由主办单位归档。
第二十二条 凡是不按上述要求处理公文的单位和个人，并对学校造成负面影响的，学校将按照有关规定追责。
第八章 附则
第二十三条 本办法未尽事项参照《党政机关公文处理工作条例》执行。
第二十四条 本办法由党办校办（保密办）负责解释。
第二十五条 本办法自印发之日起施行。
广州大学重要文件材料管理办法
（试行）
第一条 为推进科学民主依法决策，有效保存学校各项事业发展历史记录，提高校属各单位(含职能管理部门、学院、教辅机构、Ⅰ类科研机构、直属单位，下同) 重要文件材料管理的科学化、制度化、规范化水平，使所保存的材料既能反映本单位主要职能活动情况，又能提高其利用效率，参照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《广州市重大行政决策过程记录和材料归档管理办法》、《广州大学档案工作规章制度汇编（2020年修订版）》等制定本办法。
第二条 本办法所称重要文件材料包括纸质文件材料和电子文件材料，是指校属各单位在其工作过程中通过书面资料、电子数据等形式（含各种格式电子文档、视频、照片、录音等）进行固定和留存的各种门类和载体的历史记录。
第三条 各类重要文件材料应当来源可靠、程序规范、要素合规、内容齐全、安全可用，实现全过程留痕和可追溯管理。电子文件材料同时具有凭证、资产和查考价值，与纸质文件材料具有同等效力。
第四条 校属各单位应高度重视重要文件材料管理工作，加强组织领导，强化队伍建设，建立健全工作机制，认真履行相关管理职责。各单位分管档案工作的负责人对本单位的重要文件材料管理负总责，设置专门资料柜（条件允许的建立资料室），并由专（兼）职档案员负责本单位重要文件材料的整理、归档与移交工作，切实做到专人收集、专人立卷、专人管理、专柜保管。
第五条 校属各单位在教学、科研、管理以及其他职能活动中直接产生的并具有查考利用价值的各类文件材料，应纳入重要文件材料管理范围，主要包括：
（一）校属各单位起草制定的各类规范性文件材料。
（二）校属各单位牵头组织召开重要会议、举办重大活动等形成的文件材料，包括议程、邀请函、工作方案、讨论记录、领导讲话、主持稿等。
（三）校属各单位提交学校集体决策的会议材料，包括风险评估材料、议题征求意见及审批材料、议题说明及佐证材料、会议记录、会议纪要等。
（四）校属各单位牵头负责的重大事项决策过程记录和材料，包括依据有关规定对重大事项决策制定过程中的决策启动、师生参与、专家论证、风险评估、合法性审查、集体讨论决定等程序以及决策的公布、解读，决策的执行、调整、后评估，决策监督等全过程记录和材料。
（五）其他具有查考保存价值的文件材料，包括：
1.校属各单位关于重要问题的请示、发函、来函、复函、批复与上级部门的批复、批示等；重要的报告、年度或年度以上计划与总结、综合统计报表、重要专题报告等在职能活动中形成的业务文件材料等。
2.校属各单位机构演变、人事职务任免或变动等文件材料。
3.校属各单位重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料。
第六条 联合组织活动、联合召开会议、联合行文等所形成的重要文件材料，由牵头单位负责集中管理，非牵头单位要及时向牵头单位移交原件，并负责管理相应的复制件或其他形式的副本。
第七条 重要文件材料的形成、传输交换、使用办理、存储、利用、归档、处置等全过程管理，应当符合有关法律法规以及国家标准的要求，为文件材料的规范管理和安全使用提供坚实保障。
第八条 校属各单位应当建立健全本单位文件材料管理制度，确定本单位重要文件材料收集范围，编制材料目录，立卷管理，须归档的材料按照国家有关规章制度及《广州大学档案工作规章制度汇编》中的相关规定执行。
第九条 校内机构调整、撤销前，应做好该机构重要文件材料的整理、立卷、移交工作，任何人不得将其据为己有，或带入其他单位，或自行销毁。单位合并时，全部文件材料应当随之合并管理。工作人员离岗离职时，应当督促其及时将暂存、借用的文件材料按照有关规定移交、清退，其后方予办理有关手续。
第十条 对于涉密文件材料的保管与传阅，由学校保密办按照有关保密规定进行统一管理。
第十一条 除涉密文件材料外，须归档的电子文件按照《广州大学电子文件归档与管理暂行办法》执行。
第十二条 针对各单位重要文件材料管理工作，学校要不定期开展检查，对不按照规定提供、接收、采信、归档、移交重要文件材料，损毁、丢失、篡改、伪造重要文件材料，擅自提供、复制、公布、销毁重要文件材料，因故造成重要文件材料失控、失存、失用的单位及个人，要依法依纪追究责任。
第十三条 本办法自印发之日起施行，试行两年。
